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Negocios

Cómo hacer que su próxima reunión de negocios sea un éxito para su empresa

Si su empresa funciona con un horario ajustado o tiene miembros del equipo a distancia, las reuniones del equipo se han convertido en una herramienta esencial para muchas empresas


Actualizado: 2023

Cuando se dirige una empresa, puede ser difícil encontrar el tiempo y los recursos para organizar reuniones periódicas del equipo. Sin embargo, éstas pueden tener un valor incalculable si se planifican con antelación y se utilizan de forma eficiente.

Si su empresa funciona con un horario ajustado o tiene miembros del equipo a distancia, las reuniones del equipo se han convertido en una herramienta esencial para muchas empresas. Pero con tantas opciones disponibles, ¿cómo hacer que su próxima reunión de negocios sea un éxito para su empresa?

Antes de empezar: ¿Por qué celebrar una reunión de negocios?

Hay varias razones por las que es importante celebrar una reunión de negocios. En primer lugar, es una excelente manera de establecer y mantener el contacto con los clientes.

Las reuniones de negocios también son una gran oportunidad para presentar nuevos productos y servicios.

También pueden ser una forma efectiva de promover el trabajo en equipo y el espíritu de colaboración dentro de la empresa.

Paso 1.

Determina los objetivos de la reunión

Reunirse con un propósito claro y conciso es esencial para el éxito de cualquier reunión de negocios. Y determinar los objetivos que queremos conseguir tras la charla es el primer paso para lograr una jornada de trabajo productiva.

Los objetivos de la reunión deben ser específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo. Se deben establecer antes de empezar la jornada y es recomendable que sean compartidos con todos los participantes.

Una vez que se hayan establecido las metas de la jornada, el siguiente paso debe ser el de crear una agenda a seguir. Una hoja de ruta clara y concisa donde vamos a establecer el orden sobre los que que se deben abordar los temas.

Objetivos reunión de negocios

Paso 2.

Escoge el lugar donde se hará la reunión

Existen muchos escenarios donde se pueden realizar reuniones de negocios, pero no todos son iguales. Algunos lugares son más adecuados para encuentros grandes, mientras que otros son más adecuados para reuniones pequeñas. También hay lugares que ofrecen más servicios o que simplemente se adaptan menjor a la filosofía de una marca.

Cuando se busca un lugar perfecto para realizar cualquier reunión, es importante tomar en cuenta el tamaño del evento, las características de la empresa y los actores implicados en la jornada. Alquilar una sala de reuniones debe ser algo parecido a encargar un traje a medida. Sin un buen escenario, es imposible que una reunión de negocios acabe siendo un éxito.

Lugar donde hacer reunion

Paso 3.

Elige un día y horario adecuados

Los días entre semana suelen ser mejores para las reuniones de negocios, ya que la mayoría de la gente está disponible durante estos días. No obstante nuestra recomendación es que apuestes por los días finales de la semana si estás buscando crear un clima relajado entre los asistentes al evento.

En lo que respeta a horarios la regla universal debe ser la flexibilidad (sobretodo al momento de iniciar la reunión). Lo importante es que todos los participantes puedan llegar a la reunión sin contratiempos ni presiones.

Dia y hora de una reunión

Paso 4.

Selecciona a una persona que dirija cada parte de la reunión

Cuando se trata de elegir a alguien para dirigir una reunión, es importante tener en cuenta varios factores. En primer lugar, debe considerar la capacidad de la persona de mantener el orden y la disciplina. Además, la persona debe ser capaz de mantenerse enfocada en el tema de la reunión y ser capaz de responder a preguntas de manera clara y concisa. Por último, pero no menos importante, la persona debe ser capaz de motivar a los demás y hacer que la reunión sea productiva.

Por todo ello es recomendable elegir una persona como responsable en conjunto de la reunión y después delegar los distintos temas a tratar a diferentes miembros de la empresa.

Responsable reunión negocios

Paso 5.

Define correctamente el número de participantes

Definir el número de participantes en una reunión es importante para el éxito de la misma. Si hay demasiadas personas, la reunión puede ser caótica, poco sostenible y nadie podrá concentrarse. Si hay pocas personas, puede ser aburrida y puede ser difícil llegar a un acuerdo.

Lo ideal es tener un número de participantes que sea lo suficientemente grande para que haya diversidad de opiniones, pero no tan grande que sea difícil llegar a un acuerdo.

Numero de participantes en una reunión

Sobre el autor de este post

Bouba Barrow

Bouba Barrow

Soy Bouba Barrow, el director de Dynamic Hotels, y mi pasión es ofrecerles una estancia donde el bienestar y la actividad física se entrelazan para enriquecer su experiencia con nosotros.

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