Negocis
Com fer que la vostra pròxima reunió de negocis sigui un èxit per a la vostra empresa
Quan hi ha oportunitats sobre la taula, una reunió de negocis ben organitzada pot ser el punt de partida per a alguna cosa gran
Actualitzat: 2025
No totes les reunions són iguals. Les reunions d’empresa ajuden perquè els equips estiguin alineats. Les reunions de negocis, en canvi, són les que obren portes: serveixen per tancar acords, connectar amb nous clients o reforçar relacions clau.
A Dynamic Hotels portem anys organitzant ambdues —les del dia a dia i les decisives—, i si hi ha una cosa que tenim clara és que una bona preparació marca la diferència. Perquè sí, una reunió pot ser només una xerrada… o l’inici d’alguna cosa gran.
Per això, hem volgut compartir en aquest article alguns consells pràctics per ajudar-vos a preparar la vostra pròxima reunió de negocis amb més confiança, claredat i eficàcia. Ja sigui a la vostra empresa o en un dels nostres espais, aquestes són algunes idees clau que considerem que us poden ajudar a marcar la diferència.
Abans de començar: Per què celebrar una reunió de negocis?
Abans de començar a parlar sobre la millor manera de planificar una reunió de negocis exitosa, heu de tenir sempre una màxima al cap: no es tracta de reunir-se per reunir-se. Una reunió de negocis només té sentit quan hi ha un objectiu clar que justifica asseure’s amb l’altra part: tancar un acord, explorar una col·laboració, presentar un servei o simplement reforçar una relació professional.
Aquest tipus de reunions són una oportunitat per posar cara a cara les persones clau abans de prendre decisions importants. Serveixen per generar confiança, alinear expectatives i avançar en temes que rarament es resolen només per correu electrònic. En un entorn cada cop més digital, una reunió presencial —o fins i tot una videotrucada ben estructurada— pot marcar la diferència: permet llegir millor el llenguatge no verbal, resoldre dubtes al moment i transmetre un compromís més ferm.
Per això, abans d’organitzar una reunió de negocis, pregunteu-vos: què vull aconseguir? Si la resposta és clara, ja haureu fet el primer pas perquè aquesta reunió sigui útil per a ambdues parts.
Pas 1.
Determina els objectius de la reunió
Com hem dit, tota reunió de negocis hauria d’emprendre’s amb una pregunta clara: per a què ens reunim? Tenir un propòsit definit des del principi és clau perquè la conversa avanci amb focus i no es converteixi en una pèrdua de temps.
Els objectius han de ser concrets i realistes. Com més específics, millor: si són mesurables, assolibles, rellevants i amb un termini clar (sí, els famosos objectius SMART), serà molt més senzill avaluar si la reunió ha estat un èxit. De fet, és recomanable compartir aquests objectius amb tots els participants abans de la sessió, perquè tothom arribi preparat i alineat.
Un cop definits els objectius, el següent pas és preparar una agenda clara. Aquesta fulla de ruta marcarà l’ordre dels temes a tractar i ajudarà a mantenir la reunió de negocis dins del temps previst i centrada en el que realment importa.
Pas 2.
Tria el lloc on es farà la reunió
No tots els espais serveixen per a totes les reunions de negocis. Algunes necessiten privacitat i formalitat; d’altres, un ambient més relaxat que convidi a la conversa. El nombre de persones que hi participaran i la seva comoditat (¿necessitareu un hotel especialitzat en grups per allotjar-los?), el tipus d’encontre i l’estil de la vostra empresa influeixen molt a l’hora d’escollir l’escenari ideal.
Buscar un bon lloc per reunir-se no és només una qüestió logística. Forma part de l’estratègia. L’espai ha d’estar en sintonia amb l’objectiu de l’encontre i amb la imatge que voleu projectar. És una reunió amb clients potencials? Un encontre amb socis internacionals? Una presentació clau? Cada context requereix una cosa diferent.
A Dynamic Hotels sempre diem que llogar una sala de reunions és com fer-se un vestit a mida. Un bon espai crea l’ambient perfecte. Sense ell, fins i tot la millor agenda pot passar desapercibuda.
Pas 3.
Tria un dia i horari adequats
Escollir el moment adequat és clau perquè una reunió de negocis funcioni. Els dies entre setmana —especialment dimarts, dimecres i dijous— solen ser els més efectius, ja que la majoria de professionals estan operatius i receptius. Si l’objectiu és crear un ambient més relaxat, els dijous o divendres poden ser una bona opció, sobretot per a tancaments o networking.
També és important pensar en l’horari. Es farà al matí, després de dinar o al final de la jornada? Sigui quina sigui la franja, el millor és adaptar-se a la disponibilitat dels assistents i facilitar que tothom arribi sense estrès ni retards. La flexibilitat és fonamental, sobretot si la reunió implica desplaçaments o se celebra fora de l’oficina habitual.
Recordeu que saber quan reunir-se és tan important com saber on o amb qui. Forma part de qualsevol estratègia ben pensada per planificar una reunió de negocis exitosa.
Pas 4.
Selecciona una persona que condueixi cada part de la reunió
Una reunió de negocis ben organitzada necessita algú que la dirigeixi. Però no n’hi ha prou que aquesta persona sàpiga parlar en públic: ha de tenir la capacitat de mantenir l’ordre, reconduir desviaments i, sobretot, garantir que el temps s’aprofiti al màxim.
El perfil ideal per liderar una reunió hauria de ser algú que conegui bé el tema, sàpiga comunicar-se amb claredat i es mantingui enfocat en els objectius. Com a plus, és important que tingui certa autoritat o legitimitat davant del grup, ja que això facilita el dinamisme i la participació.
La nostra recomanació: designar una persona responsable del conjunt de la reunió de negocis i repartir els diferents temes o blocs entre altres membres de l’equip. Així s’evita la sobrecàrrega i es fomenta una reunió més àgil, participativa i productiva.
Pas 5.
Defineix correctament el nombre de participants
El nombre d’assistents influeix directament en com es desenvolupa una reunió de negocis. Si hi ha massa persones, es corre el risc de perdre el focus, allargar massa els temps i acabar amb decisions poc clares. Si n’hi ha molt poques, faltarà diversitat d’opinions o capacitat per prendre decisions clau.
El ideal és trobar un equilibri: que hi hagi prou perfils per aportar valor, però sense saturar la sala. Una reunió eficaç és aquella on cada persona té un rol definit, sap per què hi és i pot contribuir als objectius de l’encontre.
En reunions internes o d’empresa, és més senzill ajustar el nombre. Però en reunions externes, amb clients o socis, convé prever amb antelació qui realment ha d’estar present perquè l’encontre sigui àgil, útil i orientat a resultats.
Sobre l’autor d’aquest post